Efektywność pracy i zarządzanie sobą w czasie

Jak odzyskać kontrolę nad zadaniami, ograniczyć straty czasu i prowadzić krótsze, skuteczniejsze spotkania

Czas trwania

1 dzień – 8 godzin zegarowych

Forma

szkolenie stacjonarne lub online

Dla kogo jest to szkolenie?

Szkolenie jest przeznaczone dla osób, które pracują w środowisku wielu zadań, częstych zmian priorytetów, spotkań, wiadomości i bieżących problemów.

Oferta jest skierowana w szczególności do:

• pracowników administracji, urzędów i jednostek samorządowych;
• pracowników muzeów, instytucji kultury i organizacji edukacyjnych;
• pracowników korporacji, działów operacyjnych, projektowych, HR, administracji i obsługi klienta;
• specjalistów, koordynatorów, kierowników i liderów zespołów;
• osób realizujących wiele zadań równocześnie;
• pracowników, których dzień jest często przerywany przez wiadomości, telefony, spotkania i pilne prośby;
• osób mających trudność z ustalaniem priorytetów, delegowaniem lub odmawianiem;
• zespołów, które chcą ograniczyć chaos organizacyjny, zbędne spotkania i dublowanie pracy;
• osób pracujących stacjonarnie, zdalnie lub hybrydowo.

Przykłady i ćwiczenia mogą zostać dopasowane do specyfiki organizacji, rodzaju wykonywanej pracy oraz wykorzystywanych narzędzi cyfrowych.

Cele szkolenia

Celem szkolenia jest rozwinięcie umiejętności świadomego organizowania pracy, ustalania priorytetów i ograniczania działań, które pochłaniają czas bez tworzenia istotnej wartości.

Uczestnicy nauczą się:

• analizować sposób wykorzystania własnego czasu;
• identyfikować najważniejsze źródła nieefektywności;
• odróżniać aktywność od rzeczywistego rezultatu;
• wybierać zadania ważne, pilne i możliwe do odłożenia;
• planować dzień i tydzień w sposób realistyczny;
• ograniczać wielozadaniowość i częste przełączanie uwagi;
• wykorzystywać zasady Lean Office do upraszczania pracy biurowej;
• eliminować, ograniczać, delegować lub automatyzować zadania;
• organizować pracę na podstawie widocznego przepływu zadań;
• skuteczniej zarządzać wiadomościami, kalendarzem i narzędziami cyfrowymi;
• przygotowywać i prowadzić krótsze, bardziej konkretne spotkania;
• zamykać spotkania jasnymi decyzjami, odpowiedzialnościami i terminami;
• przygotować indywidualny plan poprawy efektywności.

Efekty szkolenia

Po zakończeniu szkolenia uczestnik:

• rozpoznaje własne „pożeracze czasu”;
• potrafi przeprowadzić prosty audyt wykorzystania dnia lub tygodnia;
• odróżnia pracę tworzącą wartość od zbędnej aktywności;
• rozpoznaje straty występujące w pracy biurowej;
• potrafi ocenić, które działania należy wykonać, ograniczyć, wyeliminować, delegować lub zautomatyzować;
• stosuje macierz Eisenhowera do ustalania priorytetów;
• potrafi wykorzystać zasadę Pareto 80/20;
• zna metodę ABC i zasadę „zjedz tę żabę”;
• planuje czas w blokach i zostawia miejsce na nieprzewidziane zdarzenia;
• potrafi pracować w krótkich cyklach koncentracji;
• ogranicza koszt wielozadaniowości i przełączania uwagi;
• świadomie zarządza powiadomieniami, pocztą i komunikatorami;
• potrafi uporządkować zadania na tablicy Kanban;
• wie, kiedy zadanie delegować, a kiedy wykonać osobiście;
• potrafi ograniczać nadmierne obciążenie i negocjować priorytety;
• rozpoznaje, które spotkania są potrzebne, a które można zastąpić wiadomością lub dokumentem;

Cena

Wycena szkolenia jest indywidualna w zależności od potrzeb zamawiającego. Szkolenia prowadzimy w formie stacjonarnej lub online.